دشوارترین بخش مصاحبه از راه دور، اندیشیدن به تمهیداتی است که موجب می‌شود مصاحبه‌شوندگان بتوانند توافقنامه‌های همکاری[1] و ضبط[2] را پیش از شروع مصاحبه امضاء کنند. به‌منظور کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، به راهنمای انجمن تاریخ شفاهی[3] درباره آیین‌نامه حفاظت از داده‌های عمومی[4] مراجعه نمایید. در راهنمای مذکور[5] بیان شده است که اجرای این آیین‌نامه برای اشخاص حقیقی و حقوقی که اطلاعات شخصی افراد را گردآوری می‌کنند، الزامی است. مراکز مرتبط با طرح‌های تاریخ شفاهی، کتابخانه‌ها، موزه‌ها و آرشیوها از جمله موسساتی به‌شمار می‌روند که بایستی از اطلاعات خصوصی افراد حفاظت کنند.
اگر در حال مصاحبه با شخصی هستید که امضاء الکترونیک دارد، از او بخواهید تا توافقنامه‌ها را با این روش امضاء و تائید کند. اگر مصاحبه‌شونده به دستگاه چاپگر یا پویشگر[6] دسترسی دارد، از وی خواهش کنید تا توافقنامه‌ها را چاپ و امضاء کند و ارسال نماید. اگر وی چاپگر در اختیار ندارد، فرم‌ها را برایش ارسال کنید تا تائید کند و با پست ارسال نماید. ناگفته نماند که این روش‌ها، تنها به دلیل الزام به رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی در این دوره پیشنهاد می‌شود و لازم است فرم‌های تکمیلی نیز در آینده توسط مصاحبه‌شوندگان به امضاء برسد.
به یاد داشته باشید که ابتدا یک تماس صوتی یا تصویری با مصاحبه‌شونده برقرار کنید تا مطمئن شوید که از روند امضاء توافقنامه‌ها و فرم‌ها آگاهیِ کامل دارد. همچنین برای اینکه آیین‌نامه حفاظت از داده‌های عمومی را رعایت کنید و با آن هماهنگ باشید، سعی کنید توافقنامه همکاری را پیش از شروع مصاحبه به امضاء مصاحبه‌شونده برسانید. در صورت لزوم، امضاء توافقنامه ضبط را تا کنترل شرایط بحران به تعویق بیندازید. در ضمن پس از دریافت توافقنامه‌ها به‌صورت کاغذی یا دیجیتالی، باید فرایندی را به‌منظور ذخیره‌سازی ایمنِ این اسناد که حاوی اطلاعات شخصی مصاحبه‌شوندگان است، پیش‌بینی نمایید.
یادآوری می‌شود در مصاحبه‌های تاریخ شفاهی از راه دور نیز همانند مصاحبه‌های حضوری، رعایت ملاحظات حقوقی و اخلاقی حائز اهمیت است. به‌منظور کسب اطلاعات بیشتر درزمینه سوالات متداول حقوقی و اخلاقی تاریخ شفاهی، به صفحه مربوط به این موضوع، در سایت انجمن[7] مراجعه کنید.
در انتها لازم به ذکر است که اگر در شرایط بحران کنونی، به هر دلیلی موفق نشدید که توافقنامه‌های همکاری و ضبط مصاحبه را به امضاء مصاحبه‌شونده برسانید و تنها به توافق کلامی[8] دست یافتید، پیش از شروع مصاحبه از راه دور، با مدیر طرح و مسئول حفاظت از داده‌ها مشورت کنید و براساس نظرات آنها، اقدام به انجام مصاحبه نمایید.
[1] Participation agreement
[2] Recording agreement
[3] Oral history society guidance on GDPR
[4] General Data Protection Regulation (GDPR)
[5] https://www.ohs.org.uk/advice/data-protection
[6] Scanner
[7] https://www.ohs.org.uk/advice/ethical-and-legal
[8] Verbal agreement